OpenScape 4000 wurde an allen Standorten ausgerollt und bildet die einheitliche Kommunikationsplattform der Gruppe. Das System ist bis zu 12.000 Nutzer im Einzelsystem und vernetzt bis zu 100.000 Nutzer skalierbar und in einer High-Availability-Architektur ausgelegt. Über offene Schnittstellen bietet die Lösung umfangreiche Erweiterungsmöglichkeiten. Umfassende Management- und Reporting-Tools gehören zum Funktionsumfang.

Ein zentraler Bestandteil des Projekts war die Einführung der integrierten DECT-Lösung in allen Filialen. Mitarbeitende sind dadurch nicht mehr an feste Endgeräte gebunden, sondern bleiben auch unterwegs auf dem Firmengelände erreichbar. Abgedeckt sind Verkaufsflächen indoor und outdoor, Büros und Werkstätten. Tischtelefone sind heute nur noch in den Bereichen vorhanden, in denen Mitarbeitende dies ausdrücklich gewünscht haben oder in denen es der Prozess sinnvoll macht.

Zusätzlich wurde ein intelligentes Anrufmanagement etabliert. Jede Filiale kann individuell steuern, wie Anrufe bei Nichtannahme weitergeleitet werden, etwa an andere Standorte oder an verfügbare Mitarbeitende. Möglich wurde dieses Überlaufkonzept erst durch die neue Lösung.

Die neue Lösung erweitert die Möglichkeiten, die Telefonie zu messen. Grundlage ist eine Kombination aus den Rohdaten der Anlage, die sich aufbereiten und in den internen Tools der Weller Holding präsentieren lassen, und den Reporting-Funktionen des Systems. Die Erreichbarkeit wird als Kennzahl aktiv gemessen und lässt sich stündlich und täglich abrufen. Analyse- und Reporting-Funktionen sorgen für die notwendige Transparenz und ermöglichen eine gezielte Steuerung durch das Management.

Die Weller IT prüft aktuell den Einsatz KI-basierter Funktionen zur automatisierten Anrufannahme und Weiterleitung, um die Erreichbarkeit weiter zu optimieren. Vorgesehen ist eine KI als Anrufbeantworter, die von Kunden gesprochene Nachrichten als Leads im System aufbereitet. Damit geht kein Verkaufs- oder Aftersales-Geschäft verloren.