Dokumentenmanagement „dms@cloud“

Über das Event

Dokumentenmanagement in der Cloud: Prozesse automatisieren und Zeit sparen

Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, immer größere Dokumentenmengen effizient zu verwalten und gleichzeitig mit begrenzten personellen Ressourcen produktiv zu bleiben. Die Digitalisierung von Dokumenten und Geschäftsprozessen bietet hier erhebliche Potenziale zur Zeitersparnis, Transparenzsteigerung und rechtssicheren Archivierung.

Als Anbieter von cloudbasierten Dokumentenmanagement-Lösungen zeigt Amagno, wie moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) Unternehmen dabei unterstützen können, Informationen zentral zu verwalten und Prozesse zu automatisieren.

Zentrale Dokumentenverwaltung statt Insellösungen

Ein Dokumentenmanagementsystem bündelt Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen:

• Eingescannte Papierdokumente
• E-Mails und Anhänge
• ERP- und Buchhaltungssysteme
• Netzlaufwerke und Dateiablagen
• Office-Dokumente, PDFs und Bilder

Dadurch stehen alle relevanten Informationen zentral zur Verfügung und können von verschiedenen Endgeräten aus abgerufen werden.

Dokumente in Sekunden finden

Ein großer Mehrwert moderner DMS-Lösungen liegt in der intelligenten Suche:

• Volltextsuche über sämtliche Dokumente
• Suche nach Rechnungsnummern, Beträgen oder Projekten
• Recherche über Metadaten und Schlagwörter
• Automatische Verknüpfung zusammengehöriger Dokumente
• Direkter Zugriff auf Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und E-Mails

Statt mühsamer Ordnersuchen können Informationen innerhalb weniger Sekunden gefunden werden.

Digitale Rechnungsfreigabe und Prozessautomatisierung

Besonders häufig wird ein DMS für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen eingesetzt. Digitale Freigabeworkflows ermöglichen:

• Automatische Weiterleitung von Rechnungen
• Sachliche und rechnerische Prüfung
• Elektronische Freigaben
• Digitale Kontierung
• Übergabe an Buchhaltungssysteme wie DATEV
• Transparente Nachverfolgung des Bearbeitungsstatus

Dadurch entfallen viele manuelle Tätigkeiten und Medienbrüche.

Versionierung und Zusammenarbeit

Dokumente können jederzeit bearbeitet und versioniert werden. Änderungen bleiben nachvollziehbar und ältere Versionen können wiederhergestellt werden.

Vorteile:

• Lückenlose Dokumentenhistorie
• Vergleich verschiedener Versionen
• Vermeidung von Dateiduplikaten
• Sichere Zusammenarbeit im Team

Vertragsverwaltung und digitale Akten

Neben Rechnungen lassen sich zahlreiche weitere Prozesse digitalisieren:

• Vertragsmanagement mit Fristenüberwachung
• Digitale Personalakten
• Beschaffungsprozesse
• Projektakten
• Kunden- und Lieferantenakten

Automatische Erinnerungen helfen dabei, Kündigungsfristen oder Vertragsverlängerungen rechtzeitig im Blick zu behalten.

Automatische Dokumentenerkennung

Wiederkehrende Dokumente können angelernt und automatisch erkannt werden. Das System liest wichtige Informationen selbstständig aus, beispielsweise:

• Lieferant
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Netto- und Bruttobeträge
• Kostenstellen
• Kreditorendaten

Dadurch reduziert sich der manuelle Erfassungsaufwand erheblich.

Datenschutz und Compliance

Für viele Unternehmen sind Rechtssicherheit und Datenschutz entscheidende Anforderungen. Moderne DMS-Lösungen unterstützen unter anderem durch:

• Revisionssichere Archivierung
• DSGVO-konforme Dokumentenverwaltung
• Dokumentenschwärzung für sensible Daten
• Rechte- und Rollenkonzepte
• Sichere Cloud-Infrastruktur in deutschen Rechenzentren