KI-Governance mit M365 Copilot

Über das Event

Felix Neumann erklärt zuerst die Unterschiede der Varianten:

• Copilot Chat ist für M365-Kunden kostenlos, nutzt Webdaten und selbst hochgeladene Dateien, läuft unter Enterprise Data Protection und verwendet Eingaben nicht zum Training.
• Copilot Business bzw. Enterprise ist eine Zusatzlizenz pro Person. Sie greift auf Unternehmensdaten aus Outlook, Teams, SharePoint und OneDrive zu und ist direkt in alle Office-Apps eingebaut. Voraussetzung ist mindestens Business Basic.
• Preise: Für Organisationen bis 300 Nutzer kostet Copilot Business aktuell 15,60 € statt 18,20 € pro Monat, jährlich im Voraus, als Aktion bis Jahresende. Wer bis 31.12. bucht, bekommt eine kostenlose Copilot-Einführung dazu.
• Copilot Studio zum Bauen eigener Agenten wird nach Verbrauch abgerechnet, zum Beispiel 173,30 € für 25.000 Credits, danach Pay-as-you-go.

Typische Einsatzfälle sind Mailantworten, Terminfindung über mehrere Kalender, Protokolle und Zusammenfassungen aus Teams-Meetings, Texte in Word, Auswertungen und Diagramme in Excel sowie PowerPoint im hinterlegten Corporate Design. Die geschätzte Zeitersparnis liegt bei 8 bis 12 Stunden pro Woche. Als Risiko nennt Neumann das Oversharing von Dateien, für das es eine Lösung von Hornetsecurity gibt.

Jennifer Jütte zeigt in einer Live-Demo:

• Benutzerdefinierte Anweisungen, etwa einen „No-Bullshit-Prompt“, der Floskeln, Emojis und erfundene Antworten unterbindet und Quellen samt Sicherheitseinschätzung verlangt
• Gespeicherte Erinnerungen, zum Beispiel eine Erdnussallergie, die bei Rezeptvorschlägen berücksichtigt wird
• den Prompt-Coach, der aus einer knappen Anfrage per Rückfragen einen ausführlichen Prompt baut
• die direkte Bearbeitung in Word mit Änderungsübersicht und Rückgängig-Option
• eine Vertriebsanalyse in Excel mit Trends und Diagrammen
• die Copilot-Seitenleiste in Edge, die Webseiten und YouTube-Videos über deren Transkript zusammenfasst

Für anspruchsvollere Aufgaben lohnt sich der Modus „tiefere Analyse“. Felix ergänzt, dass Copilot neben OpenAI-Modellen inzwischen auch Claude von Anthropic anbietet und so als Plattform ohne Medienbruch funktioniert.

Lea  übernimmt den Governance-Teil. Vor der Einführung der Premium-Variante sollten Dokumente aufgeräumt, klassifiziert und mit Sensitivity Labels versehen werden, denn Copilot macht vorhandene Zugriffsrechte nur schneller nutzbar. Als abschreckendes Beispiel schildert sie einen Mitarbeiter, der Unterlagen für die Geschäftsführung an sein privates Konto schickte und in ChatGPT hochlud. Eine KI-Richtlinie gab es in dem Unternehmen nicht.

Der rechtliche Rahmen:

• EU AI Act mit Risikoklassen und der Pflicht zur Mitarbeiterschulung nach Artikel 4
• DSGVO mit Rechtsgrundlage, Betroffenenrechten und Datenschutz-Folgenabschätzung
• Haftung der Geschäftsführung bei Fehlentscheidungen
• KI darf nicht allein über Leistungsbeurteilungen oder Bewerbungen entscheiden
• KI-generierte Inhalte für die Öffentlichkeit müssen gekennzeichnet werden
• Bei Claude im Copilot sieht Zawacki den Drittlandtransfer noch kritisch

Ihr Vorschlag für die Einführung:

1. Bedarfsanalyse, etwa per Mitarbeiterumfrage
2. Gremium aus Datenschutz, KI-Beauftragten, Informationssicherheit und IT
3. Bewertung der gewünschten Tools und Vorlage bei der Geschäftsführung
4. KI-Richtlinie mit freigegebenen Tools, Verbot privater Konten, Meldepflichten und Verantwortlichkeiten
5. Rollout mit Pflicht-Basisschulung und fachspezifischen Schulungen